Organizar um evento pode ser bem complicado, seja corporativo ou pessoal. Quando falamos em eventos, todos os mínimos detalhes são muito importantes e por isso é necessário criar uma lista e saber o que deve ser levado em consideração.
Por isso, hoje iremos te explicar o que considerar na escolha do espaço, para o seu evento sair perfeito e você não precisar se preocupar com mais nada quando a festa começar, apenas aproveitar.
Claro, o primeiro passo é saber o que exatamente você deseja fazer, então se você já tem isso em mente, basta seguir as dicas que te daremos ao longo deste artigo.
Lista de checkup
Para evitar erros ou até mesmo esquecimentos, o ideal é criar uma lista de checkup para você saber exatamente o que precisa ser feito e o que já foi resolvido.
Por exemplo, colocar os número de convidados, as características do evento, qual o tamanho do evento, quais atividades e quanto tempo durará.
Caso seja uma palestra, é essencial colocar uma parte da lista só para os objetos necessários para isso, como cadeiras, telões, microfones, eletrônicos no geral, etc.
Escolhendo o local
Para descobrir se o local realmente é bom, você vai precisar ter todo o seu planejamento feito, já que a empresa que aluga o espaço precisa dessas informações.
A quantidade de convidados é o mais importante e você deve começar por aí, já que o local deve acolher a todos, não apenas os convidados como a equipe necessária também.
Depois, informe a data e a hora que precisará alugar aquele determinado espaço e quais as características do seu evento, já que um workshop é totalmente diferente de uma festa para crianças.
Serviços
Alguns espaços de eventos oferecem serviços extras além do aluguel do local, como hospedagem, buffet e decoração. Considere os preços e as possibilidades destes serviços extras antes de fechar negócio.
Mas estes tipos de serviços geralmente só ficam disponíveis para pessoas que alugam com antecedência, já que precisam de um preparo bem maior.
Por isso, não se esqueça nunca de agendar o seu evento com o máximo de antecedência possível.
Local
Além de todos os detalhes, é preciso pensar na comodidade para os convidados.
Por isso, sempre crie um mapa para que ninguém se perca no caminho e veja se o espaço alugado oferece algum tipo de transporte ou auxílio para que todos possam encontrar o lugar com facilidade.
Verifique as autorizações
É comum que pessoas aluguem espaços que não são feitos para um evento e por isso pode incomodar a vizinhança, além de ser ilegal. Por este motivo, nunca se esqueça de verificar as autorizações e certificados que o espaço possui.
Inspecione os equipamentos
Mesmo que já tenha contratado o serviço de equipamento do local, é imprescindível que alguém teste seu funcionamento antes da festa ou evento acontecer.
Os erros podem ser evitados se testados com antecedência.
Aliás, não apenas os equipamentos devem ser checados, toda a infraestrutura precisa ser olhada de perto para que não haja nenhum tipo de enganação. Por isso, o ideal é que uma pessoa vá pessoalmente até o local antes de fechar negócio.
Teste dos serviços
Este tópico é parecido com o anterior, mais especificamente sobre os serviços que serão prestados.
Quando contratar serviços extras com qualquer lugar, lembre-se sempre de inspecionar não apenas os sites e redes sociais da empresa para ver comentários, reclamações e claro, ter uma ideia melhor do que eles oferecem, mas também ver se tudo é feito com segurança e higiene.
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